Podnikáte? Přinášíme vám několik triků pro řízení času a maximální produktivitu

Podnikatelé často čelí nedostatku času. Dlouhé hodiny strávené nad pracovním stolem a nekonečným TO-DO listem, který nebere konce. Máte pocit, že by den měl mít alespoň 48 hodin abyste všechno stihli? To moc dobře známe! V tomto příspěvku se ponoříme do tajů efektivního time managementu a podělíme se o neocenitelné triky a strategie, které zvýší vaši produktivitu a pomohou vám dosáhnout vysněného balancu v osobním i pracovním životě. 

Nedostatek času jako výzva pro podnikatele

Při podnikání se velmi snadno dostanete do role “všedělajícího.” Musíte se vypořádat s různými úkoly, jako je cashflow, vedení zaměstnanců, řešení reklamací atp. Být dobře zorganizovaný a efektivní považujeme za klíčový faktor pro úspěšné řízení firmy. Jak na to? Prioritizujte! 

• Identifikujte si klíčové cíle a stanovte si priority pro jednotlivé úkoly

Zaměřte svůj focus na kroky a tasky, které jsou pro rozvoj vašeho podnikání nejdůležitější.

• Vyhodnocujte

Zvažte, jaké nástroje využít pro vyhodnocování a posuzování u priorit úkolů v projektech.  Zkuste využít Priority Matrix nebo Value Assessment, oba nástroje vám pomohou tasky zhodnotit a rozhodnout se, kam směřovat vaši pozornost. Právě to vám pomůže udržet produktivitu na maximum a využít čas efektivně. 

• Využijte Eisenhowerovu matici

Tzv. matice naléhavosti je skvělá technika pro řízení času a produktivity. Model třídí tasky a projekty na základě jejich naléhavosti, to vede ke správnému rozhodování o prioritizování úkolů.

TIP! Zjistěte, jaké výhody a dovednosti můžete získat prostřednictvím profesního vzdělání na EDU Effective. Staňte se lídry budoucnosti díky studiu MBA.

Plánování a organizační dovednosti

Vytváření efektivního rozvrhu a harmonogramu

Plánujte, plánujte, plánujte… Začněte tím, že si pravidelně sednete a naplánujete si nadcházející den (nebo týden) tak, aby se váš čas přizpůsobil prioritám pro řízení vaší firmy. Umožní vám to efektivně zvládnout potřebné úkoly a zároveň mít dostatek času pro osobní život.

Využití digitálních nástrojů a aplikací pro plánování a sledování úkolů

Dnešní digitální technologie nabízí množství nástrojů, které můžete využít pro trackování projektů a produktivity práce. Náš osobní tip? Nedáme dopustit na Asanu, Trello nebo Todoist. 

Nebojte se práci delegovat

Pokud máte zaměstnance, otevírají se před vámi dveře s možností delegovat určité úkoly. Částečně si tak uvolníte ruce a budete se moct zaměřit na to, co je pro rozvoj vašeho podnikání nejdůležitější. Správně nastavené delegování práce je pro podnikatele naprosto klíčové a to především pokud se jedná o správu a plánování projektů. 

Produktivní pracovní prostředí

Organizace pracovního místa a minimalizace rušivých vlivů

Co s vaší produktivitou udělá uklizený stůl? Organizovaná a čistá pracovní plocha zvyšuje vaši efektivitu práce. Minimalizování rušivých vlivů pomáhá účinněji zvládnout práci. 

Mezinárodní studie společnosti IDC Analyze the Future z roku 2012 ukazuje, že firmy ročně ztrácejí až 21,3% z celkové produktivity zaměstnanců a stojí je to tisíce dolarů. Pokaždé, když hledáte jeden ztracený papír na přeplněném stole, ztrácíte drahocenné pracovní minuty. Harvard Business Review uvádí, že to samé bohužel platí i v případě využití informačních technologií – průzkumy ukazují že pracovníci ztratí až 2 hodiny týdně bezvýsledným hledáním ztracených digitálních dokumentů. 

TIP! Zjistěte, jak nedostatek kvalitních lídrů ovlivňuje firmy a proč je investice do vzdělávání manažerů a rozvoje klíčová. Více se dozvíte zde.

Využití techniky pomodoro (pracovní bloky a odpočinky)

Technika pomodoro vám pomůže soustředit se na práci v krátkých časových blocích. Bloky jsou rozděleny na dobu 25 minut a poté 5 minut přestávky. Technika zlepšuje koncentraci, produktivitu a má pozitivní dopad na duševní zdraví.

Optimalizace pracovního toku a eliminace časových ztrát

Eliminování okolních rušivých vlivů, vám ušetří mnoho času. Budete soustředit na důležité úkoly a pracovat efektivně. 

TIP: Kromě uklizeného stolu napomáhá soustředění a výkonnosti také využití zapnutí pracovního režimu na vašem laptopu, blokování nesmyslných pop-up reklam v prohlížeči nebo nastavení limitu na sociálních sítích.  

Stanovte si jasné hranice

Rozdělte si svůj časový fond rovnoměrně mezi projekty a odpočinek. Nastavte si limity a jasné hranice pro vaši práci, a vyhraďte si čas na rodinu a zábavu. Rovnováha mezi prací a osobním životem je v podnikání naprosto zásadní. Vyhnete se tak vyhoření, které na vás číhá na každém rohu. 

Průzkum provedený společností Gallup ukazuje, že si až 23 % podnikatelů stěžuje na vyhoření a 61 % uvádí, že se cítí vyčerpaní.

TIP! Věděli jste, že na vedoucích pozicích v Česku je pouze 17,2% žen? Jak překonat tuto nerovnost a dosáhnout změny? Přečtěte si náš článek a zjistěte více. 

Využívejte „no-work“ zóny a nezapomeňte na odpočinek

Opravdu si myslíte, že má smysl pracovat cestou do práce v hromadné městské dopravě nebo v autě? Zkuste se na chvíli vypnout a vzít si zajímavou knihu nebo poslechnout podcast. Abyste mohli být kreativní, je potřeba občas zklidnit rozvířené myšlenky a mozek na moment odpojit. Nadechněte se a relaxujte!

Zvládání stresu a péče o fyzické a duševní zdraví

Neopomíjejte vaše fyzické a duševní zdraví. Zvládání stresu a úzkostí spadá pod efektivní řízení času a napomáhá k udržení zdravého životního stylu. Zkuste pravidelně do svého rozvrhu zařadit čas pro sebe – jděte si zacvičit, protáhněte se. Nebojte se trávit čas s přáteli a nezapomínejte na zdravou a vyrovnanou stravu. Všechny tyto aktivity posilují vaši mentální a fyzickou pohodu, a i to je v podnikání potřeba.

TIP: University of Oxford uvádí, že šťastní zaměstnanci jsou až o 13% produktivnější. Rozsáhlou studii provedli Jan-Emmanuel De Neve (Saïd Business School, University of Oxford), George Ward (MIT) a Clement Bellet (Erasmus University Rotterdam).

Získejte vyšší kredibilitu díky vzdělání s EDU Effective!

Podnikáte nebo byste rádi založili start-up? Máme pro vás tip! Studujte Effective MBA, Startups and Entrepreneurship. Získejte uznávaný profesní titul MBA, který vám pomůže nastartovat vaše podnikání. Dozvíte se jak řídit firmu, motivovat zaměstnance, nebo jak zvládnout cashflow.

Podnikání není procházka růžovým sadem, nese s sebou spoustu výzev, úspěchů ale také pádů. Ale to je život. Doufáme, že vám tento článek alespoň trochu pomohl utřídit informace na téma efektivita v podnikání. A řízení času pro vás bude odteď hračkou.

Chcete rozvíjet své dovednosti v oblasti produktivity a řízení času? Zkuste studijní programy EDU Effective – Effective MBA, Effective MPA, Effective MSc. Všechny studijní programy využívají formu micro learningu. Vše probíhá online a třešnička na dortu? Na studium vám stačí 15 minut denně, neztrácíte tak svůj drahocenný čas. 

Věděli jste, že studiem na EDU Effective pomáháte? Za každého absolventa, který u nás úspěšně dokončí studium věnujeme na charitu až 2 500 Kč. Společně s námi tak pomáháte těm, kteří to potřebují. Na absolventi mohou podpořit charitivní organizaci z našeho seznamu nebo navrhnout jinou instituci.

TIP! Využijte včas vaše zaměstnanecké benefity k doplnění profesního vzdělání! U nás uplatníte vaše kredity a body, které máte v benefitních systémech – Sodexo, Benefit Plus, Edenred a Benefity.cz.

Zajímají vás kratší kurzy? Doporučujeme vyzkoušet Effective Credentials. 

https://warekennis.nl/wp-content/uploads/2013/11/bridging-the-information-worker-productivity-gap.pdf 

https://hbr.org/2019/03/the-case-for-finally-cleaning-your-desk

https://www.gallup.com/workplace/237059/employee-burnout-part-main-causes.aspx 

https://www.ox.ac.uk/news/2019-10-24-happy-workers-are-13-more-productive